Wie Du große Aufgaben erledigt bekommst – in kürzester Zeit und ohne „Ich schmeiß jetzt das Handtuch!“-Gedanken

Ich starre auf mein Blatt Papier und bin frustriert. So viel steht da doch gar nicht drauf?! Dennoch überwältigt mich das Gefühl von Genervtheit, Lust- und Mutlosigkeit. Werde ich das schaffen?

Richtig gestresst bin ich. Diese Woche, ich sage es Dir, kriege ich irgendwie gar nichts auf die Reihe. Ich sitze zwar den ganzen Tag am Schreibtisch, aber in meiner wirklich wichtigen, großen Aufgabe komme ich nicht richtig weiter. Auf meiner to do Liste ist kaum ein to do ausgestrichen und ich weiß sehr genau, dass ich den Rest bis zum Ende der Woche kaum schaffen kann. Das frustriert mich ohne Ende – und ehrlich gesagt, machts mir dann noch weniger Spaß und führt nicht unbedingt zum Motivationsturbo. Ich werde also nicht rechtzeitig fertig sein mit meinen Aufgaben für diese Woche. Mein Zeitplan gerät aus den Fugen, dieser Gedanke macht mich fertig. Ich habe doch Ziele! Wenn das so weitergeht, erreiche ich die nie. Im schlimmsten Fall komme ich noch in den Gedankenstrudel, dass ich das alles sowieso nicht kann, was ich mir da vorgenommen habe. Also warum anfangen?

Kennst Du das auch?

Solche Wochen sind mittlerweile die Ausnahme, aber früher waren sie die Regel. Ich stand permanent unter einem enormen Druck, hatte gleichzeitig das Gefühl, immer hinterher zu sein und „nichts“ zu schaffen. Wahnsinnig stressig das Ganze. Mittlerweile habe ich aber Tricks, wie ich große Aufgaben erledigt bekomme, meine Produktivität steigere und gleichzeitig die meiste Zeit top motiviert bleibe.

Gut geplant ist halb erledigt

Ein durchdachter Plan ist die halbe Miete. Auf Deinen Plan solltest Du ein bißchen Zeit verwenden, sonst fliegt Dir Deine Aufgabe hinten raus um die Ohren.

Merke: Gerade dann, wenn Du das Gefühl hast, dass Du Deine Aufgaben zu detailliert notierst, ist es gerade richtig.

Machen wir das ganze mal an einem Beispiel fest. Mein Beispiel lautet: Du hast den Wunsch, dass Du gerne mehr Kunden haben möchtest.

Fatal wäre jetzt, wenn Du auf Deine to do Liste einfach schreibst: „mehr Kunden bekommen“. Andere schöne to dos sind auch „Website auf Vordermann bringen“, „Newsletter einrichten“, „Werbung für Muttertag“ oder solche Sachen. Das klappt so nie im Leben. Diese Aufgaben sind einfach viel zu groß, sie haben keinen Anfang, kein Ende, keine Zwischenschritte und Du weißt auch nicht, wann die Aufgabe eigentlich wirklich erledigt ist. (Klar, wenn Muttertag dann schließlich durch ist, dann ist dieses to do abgeschlossen, aber gibt ja auch noch Weihnachten, Ostern, Jubiläum…)

Step 1: Einmal alles runterschreiben, was zu tun ist, also alles, was Dir zu Deiner Aufgabe einfällt

Ziel: Mehr Kunden bekommen

• Facebook Werbung

• Blog schreiben

• Tag der offenen Tür

• PR machen

• Instagram?

• Kooperationen

• Flyer

• Weiterempfehlung

• Strategie erstellen

Oha, das sind eigentlich 9 große Einzelaufgaben. Nächster Step ist also Priorisieren.

Step 2: Nach Wichtigkeit sortieren (Priorisieren)

Ziel: Mehr Kunden bekommen

1. Strategie erstellen

2. Kooperationen

3. Weiterempfehlung

4. Flyer

5. Facebook Werbung

6. Blog schreiben

7. Tag der offenen Tür

8. PR machen

Wenn es dann eine Priorisierung gibt und eine Strategie, dann könnte einer der nächsten identifizierten Schritte sein: Kooperationen ausbauen

Step 3: Einmal alles runterschreiben, was zu tun ist, also alles, was Dir zu Deiner Unteraufgabe einfällt

(Also wie in Step 1, nur eben für diese Unteraufgabe)

Ziel: Kooperationen ausbauen

• Kooperationspartner suchen

• Brainstormen, wer in Frage kommt

• Liste mit Namen

• ansprechen

• Anreize überlegen für Kooperationspartner

• Welche Produkte/Dienstleistungen eignen sich für Kooperationspartner

• Messbare Ziele finden, dass Aktion geklappt hat

 Step 4: Nach Wichtigkeit sortieren

(Also wie in Step 2, nur eben für diese Unteraufgabe)

Ziel: Kooperationen ausbauen

1. Überlegen: Welche Produkte/Dienstleistungen eignen sich für Kooperationspartner

2. Anreize überlegen für Kooperationspartner

3. Messbare Ziele finden, dass Aktion geklappt hat

4. Kooperationspartner suchen

5. recherchieren, wer in Frage kommt

6. Liste mit Namen erstellen + Kontaktdaten

7. ansprechen

Ein weiteres Beispiel, an dem ich schon alle Steps durchgemacht habe:

Ziel: Weiterempfehlungen durch Stammkunden steigern

1. Überlegen, welche Bonusmöglichkeiten es gibt

2. In der Facebookgruppe fragen, wie Andere das machen

3. Ausrechnen, welche Möglichkeit sich finanziell für mich auszahlt

4. „Flyer“ designen lassen

5. Graphikerin googlen

6. Graphikerin aussuchen

7. Graphikerin anrufen & Projekt besprechen

8. Flyerentwurf zeichnen & an Graphikerin schicken

9. Flyer drucken lassen

Jetzt hast Du einen guten Plan, aber es ist wichtig, dass Du ins Tun kommst. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Mit diesen klaren Unteraufgaben kannst Du recht schnell definieren, wie viel Zeit Du dafür jeweils brauchst.

Variante 1

Zu Beginn jeder neuen Woche schaust Du auf Deine Listen mit den Unteraufgaben und überlegst Dir, was genau davon Du erledigt haben willst am Ende der kommenden Woche. Daraus erstellst Du Dir eine Aufgabenwochenliste.

Variante 2

Gleich, wenn du eine Unteraufgabe aufgeteilt hast in to dos, trägst Du diese in Deinem Kalender an dem Tag ein, an dem du diese jeweiligen to dos machen willst, zu der Zeit, zu der du sie machen willst.

Wichtig: Der Trick ist, dass das, was du Dir an to dos insgesamt für die kommende Woche aufschreibst, absolut schaffbar ist, aber dennoch eine kleine Herausforderung.

Und schwupps ist aus dem schwammigen, schwer erreichbaren großen Ziel eine absolut machbare Sache geworden. Und dann ist es nur noch ein kleiner Schritt dahin, dass Dir diese Idee wirklich neue Kunden bringt: Die Hürde, das Ganze anzugehen, ist jetzt klein.

Wichtig: Streiche ganz bewusst jedes erledigte to aus Deinen Listen. Das gibt ein befriedigendes Gefühl und das Gefühl, etwas geschafft zu haben.

Ich selber mache das Ganze mit Papier und Stift (und manchmal ganz viel Tipp Ex), aber natürlich kannst Du das auch in Word machen, mit Outlook, Evernote oder Trello etc.

Klar, wir haben jetzt absolute Mini-Schrittchen gebastelt, aber meiner Erfahrung nach, ist das die einzige Methode, große Aufgaben zu bewältigen und zügig zu einem Abschluss zu bringen.

Merke: Du solltest immer nur 1-2 größere Aufgaben zur gleichen Zeit in Bearbeitung haben, sonst kommt ganz schnell das Gefühl, dass es zu viel ist und nicht zu bewältigen scheint. In meinem Beispiel wären das also Kooperationen ausbauen und Weiterempfehlungen durch Stammkunden steigern. Alle anderen Dinge von Deiner großen Liste lässt Du links liegen, bis Du nicht diese beiden Unteraufgaben erledigt hast.

Und wenn Du trotzdem in eine Situation gerätst, wie ich sie oben beschrieben habe, dann mache Folgendes:

1. Überprüfe Deine to do Liste: Entpuppt sich nicht vielleicht auf den 2. Blick ein to do als eigentlich zu groß? Breche es runter auf kleinere Aufgaben und schreibe Deine Liste neu.
2. Es muss nicht perfekt sein. Es ist in ziemlich allen Fällen (wenn Du nochmal drüber nachdenkst) möglich, auch unperfekt zu starten. Aber besser anfangen und es ist nicht perfekt, als dass Deine Aufgabe ein Rohrkrepierer wird. Da hilft einem die Perfektion dann auch nicht mehr weiter.

[dt_quote type=”pullquote” layout=”right” font_size=”big” animation=”none” size=”1″]Probier es aus und berichte mir von Deinen Ergebnissen in den Kommentaren. Ich lese gerne von Deinem Fortschritt.[/dt_quote]

Deine Carolin